CONSULTOR - GESTIÓN DOCUMENTAL
FONPLATA es un Banco de Desarrollo conformado por cinco países: Argentina, Bolivia, Brasil, Paraguay y Uruguay, cuya principal misión es apoyar la integración de los países miembros para lograr un desarrollo armónico e inclusivo, dentro y entre las áreas geográficas de influencia de la Cuenca del Plata mediante operaciones de crédito y recursos no reembolsables del sector público.
En la ejecución de sus actividades, FONPLATA desarrolla procesos y procedimientos propios de cada tipo de trámite, desde aquellos sustanciales hasta los administrativos, generando una serie de documentos.
Actualmente, FONPLATA está implantando un sistema informático para mejorar la gestión documental de forma progresiva, empero requiere de un asesoramiento especializado en la gestión documental con altos estándares internacionales que aseguren la transparencia, el acceso a la información, un buen gobierno corporativo y la rendición de cuentas.
A continuación, se describen las principales actividades que se deben desarrollar en la consultoría, sin perjuicio de las actividades accesorias que sean necesarias para cumplir con el objeto de esta:
- Brindar asesoramiento especializado a la VPE y sus unidades organizacionales dependientes, en gestión documental integral (documentos físicos y digitales).
- Previa coordinación con VPE, la Presidencia Ejecutiva y las otras Vicepresidencias del Banco, deberá realizar un relevamiento rápido del estado de situación de la gestión documental del Banco tanto a nivel normativo, operativo y tecnológico.
- Junto a TEI y el Grupo de Trabajo conformado para la implementación del sistema informático de gestión documental, revisar la funcionalidad de dicho sistema.
- Con base en las mejores prácticas internaciones y considerando la Estructura organizacional del banco, proponer la instancia encargada de la gestión documental integral del Banco y redactar una política de gestión documental integral del banco.
- Relevar el estado y condición de los archivos físicos y digitales del Banco.
- Asistir a las reuniones de coordinación a las que sea convocado por VPE.
- Realizar la presentación de sus resultados ante Presidencia Ejecutiva del Banco.
- Realizar los ajustes a sus resultados, conforme sean requeridos.
Nacionalidad: Ser nacional de cualquiera de los países miembros (Argentina, Bolivia, Brasil, Paraguay o Uruguay) del Banco. (EXCLUYENTE)
Formación Académica: Título universitario en Archivística, Bibliotecología, Ciencias de la Información, Gestión Documental, administración de empresas, o carreras afines. (EXCLUYENTE).
Experiencia: El proponente debe contar con cinco (5) años de experiencia en trabajos o actividades de gestión documental en empresas o instituciones públicas o privadas (documentada con certificaciones de cumplimiento de contratos u otro documento idóneo).
Se valorará si prestó este tipo de servicios en organismos internacionales o Bancos de Desarrollo.
Idiomas: Español con excelente capacidad de redacción y comunicación.
Contrato de consultoría externa por producto.
Para la ejecución de la consultoría cuenta con un presupuesto de hasta USD. 10.000.- (diez Mil 00/100 dólares estadounidenses).
El desembolso de honorarios se realizará de acuerdo con el avance de la consultoría de la siguiente manera:
- Primer desembolso a la entrega y aprobación de la evaluación del estado de situación de la gestión documental del Banco
- Segundo desembolso a la entrega y aprobación de i) un documento que contenga sus recomendaciones para optimizar la implementación del sistema informático utilizado para la gestión documental; y ii) un documento con el análisis y evaluación de las funciones de las unidades organizacionales del Banco, para la determinación de la Unidad encargada de la gestión documental integral del Banco, y la recomendación de si es conveniente un manejo de archivos en cada Vicepresidencia o en un solo archivo unificado, así como la gestión de la bandeja de entradas y salidas.
- Tercer desembolso a la entrega y aprobación de una propuesta de Política de Gestión Documental integral del Banco que mínimamente contenga previsiones sobre los procesos de Identificación, clasificación, descripción de documentos, valoración, transferencia, eliminación, acceso, seguridad, conservación y gestión de contingencias, bandeja de entradas y salidas, sistema informático de gestión documental y la gestión de trámites internos junto a un Informe final de la consultoría .
Para participar del proceso de reclutamiento, favor completar el formulario siguiente: